本記事は、 Qrunch からの移転記事です。

移転元: PowerPointのスライドサイズ制限対策あれこれ - 雑木林

TL; DR

下記に、3原則を記します。

• デザインは大きく変わる覚悟をすべし
• たくさんの手段の中から1つづつ試しすべし
• 地道な努力がサイズ削減の達成を約束するだろう

ユーザーの声も募集しています。

某社員
私は40MBのパワポを2MBまで削減できました！

はじめに

社内の規定などで、PowerPointのスライド（以降、パワポと呼ぶ）サイズ制限をかけているような場合、せっかく綺麗に作ったパワポが提出できない、なんてことがあったりします。
それでなくても、常日頃から容量も125GBしかないようなちんけなPCを使っている場合 （えらく具体的ですね） 、データサイズとの戦いは日常茶飯事です。

最初からサイズ容量を超えないように作ることも大事ですが、保存するごとにサイズが大きくなっていく様を見続けてパワポ作成を続けるのは、精神衛生的によろしくありません。

最初はサイズを無視して作成しつつ、後でサイズを下げる方法は、一見遠回りをしているようでいて、実はサイズと戦う時間を一括にまとめるという、きわめて効率的／合理的な手法だと考えます [要検証] 。

本記事では、どのような削減方法があるのか、何をすればよいのかを、1つづつ紹介していきます。
サイズ制限のために画像はありません。

事前準備

パワポサイズ肥大化の原因特定

パワポのファイル、いわゆる .ppt や .pptx ファイルが、zipファイルの拡張子違いであることは、意外と知られていません。

まずは、作成した .ppt または .pptx ファイルをコピーし、コピーしたパワポファイルの拡張子を .zip 拡張子に置換えてみましょう。
その後、コピーしたzipファイルを解凍すれば、中身が出現します。
これにより、どのファイルがサイズ肥大化の原因となっているかを判断できます。

主に画像ファイルが圧倒的にでかいため、そちらを見てみましょう。
解凍したディレクトリ内の ppt/media/ ディレクトリに入っていると思います。
明らかに大きな画像ファイルがあれば、そのファイルが本当に必要かどうかを考えておくのも大切です。

画像ファイルの種類や保存形式

PNGファイルは縦横の大きさを小さくしても、大きくする際に戻しやすい（可逆圧縮）性質があります。
一方、JPGファイルはその逆で、大きくしようとするとのっぺりとなりやすい（不可逆圧縮）性質があります。

可逆圧縮と不可逆圧縮のどちらが優れているかはTPOで異なりますが、データサイズの観点から見れば、不可逆圧縮形式のファイルのほうがデータサイズは小さいため、本記事の対象としては優位性が高いです。

他にも、たとえば画像ファイルの種類、ビットマップ形式であるJPGやPNGとベクター形式であるSVGの違いや、具体的な保存方法などを知っておくと、どうすれば画像ファイルのデータサイズが削減できるか、といったことが理解しやすくなります。

実践

事前準備ができたら、あとはパワポサイズを削減してみましょう。

PDFにする

意外と盲点ですが、 .ppt または .pptx 形式である必要がないなら、いっそのことPDFファイルにしましょう。
40MB程度のパワポが6MB程度まで減るので、もし可能であれば試してみてください。

欠点としては、それより下げる方法がない、ある意味では最終手段ということですが......

フォント埋込みを諦める

どんなにデータサイズが小さなパワポでも、フォント埋込みをした瞬間に6MBくらい増えてしまいます。
10MB程度なら許してもらえる環境であればよいですが、2MBレベルを求められる環境では無理です、諦めてください。

実際に発表で利用する場合は、フォント埋込みの代わりに画像として置換える、なんて技もあります。

もし、課題の提出用であれば、フォント埋込みをする必要もないかもしれません。
代わりにトップ画面にでかでかと「〇〇フォントを利用していますが、埋込めませんでした！」って書いておけば、デザインについてとやかく言われることは無いのではないでしょうか？

画像のアート効果で容量肥大化を防ぐ

PowerPointの機能として、「画像のアート効果」を選べるものがあります。
これは、普通の画像を簡単に「マーカー手書き風」にしてくれたり、「フィルム粒子風」にしてくれたりするため、意外と使える場面が多くて重宝できます。

しかし、中にはデータサイズ肥大化に貢献してしまうアート効果というものもあります。
例えば「フィルム粒子」効果では、画像をドットレベルでザラザラにするため、非常にデータサイズが大きくなります。
このような、データサイズを大きくしやすいアート効果はなるべく使わないようにしたいです。

画像の必要性を考える

本当にその画像が必要か、考えることも大切です。

セクションごとにスライドを挿入している場合、そこに表示する画像は本当に必要か？図形で代用できないか？などを考えてみましょう。
意外と不必要な画像を使っていることは多いです。

複雑な図形は1枚の画像に置換える

1スライドに何枚も画像を入れている場合、それらすべてを1枚の画像として貼り付けることで、データサイズを削減できることがあります。
特に、1スライドだけにしか使ってないような画像がたくさんある場合に重宝する手法です。

画像を圧縮する

スライドで利用している画像ファイルサイズを、直接圧縮できる機能があります。

下記の参考ページなどで紹介されていますが、「パワポ 画像 圧縮」で調べてもたくさん出てきます。
脳死で「電子メール用」レベルまで圧縮しましょう。

「PowerPoint」で作成した重い資料の容量（サイズ）を下げる方法 | @niftyIT小ネタ帳
https://koneta.nifty.com/koneta_detail/180928000645_1.htm

スライド自体を画像にする

下記のような参考ページでも書いてありますが、フォント埋込みを諦めた時点で、デザインの崩壊は防げません。
しかし、1枚のスライドを丸々画像にすることで、デザインを維持しつつデータサイズを削減できることがあります。

フォントの埋め込みだけじゃない！ – 環境に依存しないプレゼン資料の作り方 3種 | The Power of PowerPoint
https://thepopp.com/フォントの埋め込みだけじゃない-フォントイン/

注意点ですが、全スライドを画像にすると、逆にデータサイズが大きくなることもあります。
各スライドごとに変更してみて、データサイズ遷移を見守ってください。

おわりに

テラバイトが当たり前の時代になっても、いまだにサイズ制限をかけているのは時代錯誤も甚だしいですね。
とはいえ、1個人が現状を大きく変えることは難しいです。
できることをやりつつ、もし偉くなったら「サイズ制限なんて無くそう」と言ってください。