「ビジネスプロセスマネジメント」の記事 - Crieit

ビジネスプロセスマネジメント（BPM）第2部〔実践編〕

2019-06-11T23:32:13+09:00

今回は、Bitrix24を使ってビジネスプロセスの実践をしてみましょう。

まず、ビジネスプロセスには２つの種類があります。

①連続的なビジネスプロセス

　事前に定義した開始点から終了点まで、ドキュメント上で連続したアクションを展開します。

②ステータス主導のビジネスプロセス

　開始点や終了点はありません。プロセスのステータスはワークフローによって変化し、どのステージでもプロセスを完了することができます。

それでは、それぞれのタイプについて具体的に見ていきましょう。

①連続的なビジネスプロセス

プロセスに、事前に定義された過程がある場合に使用します。典型的な例は、テキストドキュメントの作成と認証です。連続的なビジネスプロセスでは、開始点と終了点の間で数多くのアクションが行われます。

②ステータス主導のビジネスプロセス

プロセスに明確なタイムフレームがなく、同じステータスを繰り返す場合に使用します。このプロセスのスキームはステータスによって構成され、コンディションはアクションやステータスによって変化します。アクションは有限で、アクションの性質がデザインを定義します。

それでは＜連続的なビジネスプロセスのテンプレート＞を、Bitrix24を実際に使って見てみましょう。

パラメータの設定と保存をすると、ヴィジュアルモデラーが開きます。

テンプレートを作成するには、アクションを矢印のエリアへドラッグ＆ドロップし、アクションのパラメータを設定します。

アクションのパラメータを設定するには、ボタンをクリックします。

フィールドを埋めていきます。画面の「・・・」ボタンをクリックすると、値の挿入フォームが開きます。

それでは、Bitrix24 Self-Hosted版を使って実際に「休暇の申請」ビジネスプロセスを作ってみましょう。

①新しいビジネスプロセスのテンプレートを作成します。

②「休暇の開始日」「休暇の最終日」「休暇の理由」の３つのパラメータを作成します。

③「エラー」「部長」の２つの変数を作成します。

④PHPアクションをドラック＆ドロップします。このアクションは、休暇申請者の上司を探します。

以下のコードは、部長を探して変数「部長」に保存します。部長が見つからない場合、エラーが発生し、変数「エラー」に保存されます。

use \Bitrix\Main\{ Loader, UserTable };

$root = $this->GetRootActivity();
try{
    if(Loader::includeModule('intranet')){
        throw new \Exception('Intranet module not included');
    }

    $documentId = $root->GetDocumentId();
    $documentService = $root->workflow->GetService("DocumentService");
    $document = $documentService->GetDocument($documentId);

    $creatorId = (int)$document['CREATED_BY'];
    if($creatorId == 0){
        throw new \Exception('従業員IDが間違っています');
    }

    $creator = UserTable::getList([
        'select' => ['ID', 'UF_DEPARTMENT'],
        'filter' => ['=ID' => $creatorId]
    ])->fetchObject();
    if(!$creator){
        throw new \Exception('休暇を申請した従業員がみつかりません');
    }

    $departmentHeadList = \CIntranetUtils::GetDepartmentManager($creator->getUfDepartment(), $creator->getId(), true);
    $directDepartmentHeadId = (int)\array_shift($departmentHeadList);
    if($directDepartmentHeadId){ 
        throw new \Exception('部長がみつかりません');
    }

    $root->setVariable('DEPARTMENT_HEAD', 'user_' . $directDepartmentHeadId);
}
catch(\Exception $e){
    $root->setVariable('ERROR', $e->getMessage());
}

⑤部長がみつかったかどうかをチェックする条件アクションを追加します。

部長がみつからない場合、エラーはユーザーへ通知されます。

⑥部長が申請を承認／却下するアクションをドラッグ＆ドロップします。更に、申請の承認／却下を従業員へ通知するアクションを追加します。

＜結果＞

このように、Bitrix24ビジネスプロセスの様々なツールとアクションを使い、様々なワークフローをデザインすることができます。

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ビジネスプロセスマネジメント（BPM）第１部〔導入編〕

2019-06-11T23:31:59+09:00

皆さんは、ビジネスプロセスマネジメント（ビジネスプロセス管理、BPM）をご存じですか？

国連は、ビジネスプロセスマネジメント（以下BPM)とは「業務フローをサポートし、企業運営を成功へと導くシステム」と定義しています。つまり、BPMとはデザイン、コントロール、経営、パフォーマンス、データ分析など企業の様々な分野で活用することのできる便利なシステムを意味します。

BPMは、ビジネス運営の強力な味方のひとつです。BPMは企業の利益を最大限に高め、ライバルに打ち勝つ競争優位を築く為に必要不可欠です。BPMを活用するとカスタム・アプリケーションの開発や展開を迅速に、かつ簡易化したり、規定、顧客、市場の需要など様々な変化へ迅速にレスポンスができるようになります。

BPMを活用することにより、競合企業よりもいち早く将来の機会を認識し、課題へ取り組むことができます。今日の市場競争において、それはとても重要です。BPMが流行している理由はそこにあります。BPMソフトウェアを日々の業務へ取り入れるべく、多くの組織が日々活動しています。

＜BPM機能の例＞

BPMは、業務を遂行する為の厳格なガイドです。そのルールに従う業務が多ければ多いほど、組織はBPMに適しているといえます。BPMの具体的な機能の例を以下でご紹介します。

①購買と財務

利益を最大化する為には、金融資産を適切に管理することが必要不可欠です。BPMソフトウェアは、供給元や下請けなど費用の管理と追跡を行います。BPMテクノロジーで、請求書の発行や請求、購買依頼、代金回収、予算の承認、出張申請など重要な活動の監視と調整が行えます。

②人事

BPMにより、人事部はトレーニング、休暇、雇用、解雇、勤務評価、認証管理といった重要な従業員データを監督しやすくなります。BPMテクノロジーは、これらのプロセスをより早く、より首尾一貫した、より効率的なものにします。こうした情報は人事部の雇用決定をより良い方向へ導きます。

プロセスを前提としたアプリケーションは、時間と資源を節約することでマーケティング部と営業部をサポートします。これらの部門において、BPMソフトウェアが先行予約のプロセスを効率化することで、スタッフは見込み客へ迅速に対応し、顧客の要望に適切に応えることができます。営業とマーケティング向けのBPMの業務フローは販促キャンペーン、顧客からの問い合わせ、入札と提案、新製品の発売、営業プロセス管理を備えています。

④顧客関係（カスタマーリレーションズ）

顧客関係を担当する従業員はBPMの業務フローを用いて効率的に問題を解決し、最新かつ正確な情報を顧客へ提供できます。BPMは企業の売り上げ、マーケティングやサポートシステムとスムーズに統合します。BPMは新規顧客の獲得、サービス電話、顧客の不満の解決、与信の承認、業務管理、不正行為の評価等の重要な活動を自動化し組織化できます。

＜BPMの特徴＞

組織はBPMテクノロジーをどう活用しているのでしょうか？企業はBPMソフトウェアに投資し、遂行、監視、ビジネスプロセスを終始自動化することで、ビジネスの運用を効率化を図ります。以下の機能を企業のBPMの実践と組み合わせます。

①データ分析

企業が良い決断をするには、正確で完全な情報を手にすることがたいへん重要です。今ある情報を用いることが最善の結果に繋がります。もしも情報が期限切れ、不正確、未完全なものであったら、企業は悪い決断をしてしまいます。BPMソフトウェアは情報を一か所に保管するので、決定権を持つ人々はあらゆる状況において最善の行動をとることができます。

②自動化

あらゆる企業は注文を満たしたり、企業全体またはサプライチェーンで戦略的調達をしたり、と目標を達成する為にビジネスプロセスを用います。旧式の手順や手作業は時間と費用を要します。BPMは業務を自動化することで作業効率を高め、従業員と顧客との一体感を高めるとともに、より多くの監視、成長、リスク＆コンプライアンスを実践します。

③ルールシステム

一貫性のある自動化を達成するために、BPMプラットフォームには核心となるルールが必要です。反復プロセスだけでなく、多くの変数を持つ複雑なプロセスをも自動化するためには、動的なルールシステムが必要です。組織ルールは最適化を促進し、いかなる状況においてもプロセスを一貫させます。

④デバイスのモビリティ

BPMテクノロジーは、モバイルデバイスとデスクトップパソコンの両方からアクセス可能であるべきです。今日多くの人々は公私ともに、パソコンよりもタブレットやスマートフォンを用いて情報にアクセスしています。生産性を最大限に高める為に、企業は従業員が影響、利便性、機能性を損なうことなくどのデバイスにも対応できるようツールセットを拡大する必要があります。

⑤データへのアクセスのしやすさ（アクセシビリティ）

クラウドや施設内でBPMソフトウェアを保存し利用する能力は、データとプロセスをファイヤーウォールの背後に保存する必要のある企業へ最大限の柔軟性をもたらします。BPMテクノロジーをどんな環境においてもアクセス可能にすることで、独自のデータやプロセスのニーズに対応できます。これは特に機密情報の管理に際して役立ちます。

⑥セキュリティ

セキュリティ（安全性）はBPMソフトウェアが企業の核となるプロセスを担う際に最も重要です。操作やデータは十分な安全性をもってハッカー、事故、その他不測の事態から保護される必要があります。ハッキングが頻繁にニュースとなっている今日、セキュリティが十分過ぎるということはありません。BPMシステムを継続的にセキュリティテストおよび監視しましょう。

⑦包括的コラボレーション

BPMがもたらす最大の利益のひとつは、相互作用と従業員間での情報の共有を最大化するその能力です。ソーシャル・コラボレーションは組織や団体の人々をまとめ、共通目的の達成を促します。適切なBPMソフトウェアで、ソーシャルネットワークのように一か所の業務フローにアクセスできます。

＜BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）の利点＞

なぜこれらは企業を悩ませるのでしょうか？米経済誌フォーブスによると、BPMの利益は確実でたいへん価値のあるものです。収入の増加とコストの削減は非常に有益ですが、企業の目的とテクノロジーの繋がりは今日のいかなるプロセス管理プラットフォームをもってしても不適当に組み合わされています。

BPMソフトウェアは、変化、プロセス管理、プロジェクトを完成させる機能を簡素化し、企業が職場環境を首尾よく迅速に変える手助けをします。どんな規模の企業にも、BPMは以下５つの利益をもたらします。

①コスト効率

近年、世界的経済に対応する企業にとって単に予算を削減することは不可能です。企業繁栄のためには、費用と利益のコスト効率を最大化する必要があります。BPMは組織のコラボレーションとオペレーションを効率化し、繰り返す業務を自動化し、企業リスクを削減し製品の品質を改善することで、これらを可能にします。

②顧客満足

近年、顧客の要求は深刻です。彼らは広範囲の概念実証のプロセスを求めます。つまり、企業はセルフサービスのWeb 2.0能力を提供し、企業がどのように彼らのニーズに接するかを実証する必要があります。

ビジネスプロセス管理によってテクノロジーと人々とが結びつくことで、企業は新たな顧客を獲得し、彼らを満足させ維持することができます。それぞれの顧客に本人のアカウント内でセキュリティロール、リアルタイムの準備、カスタム化、情報へのアクセス、パーソナライゼーション、反応性を提供する進行中の企業コラボレーションを提供します。

③機敏さと柔軟性

企業が市場の新たな流行に反応するには、BPMテクノロジーの素早いプロセスが必要です。今日では素早く簡単に変更、展開、デザイン可能な柔軟性のあるツールが求められています。企業の機敏さは一般的に自動化と統合、ルール管理、プロセス管理の３つの要素を包含します。

・自動化と統合

BPMソフトウェアはケース管理と業務プロセスをサポートするソリューションを提供し、プロジェクト管理と完全に統合します。全組織のデータベースひとつですべてが見通せコントロールでき、リアルタイムでの分析と業務報告ができます。

*・ルール管理*

作業管理は形式のない共同作業です。適切な対応と可視的な統治の為にルール及びその管理は必要不可欠です。BPMを用いて各々のプロジェクト、機能、部署ごと等必要に応じて企業はルールを設定することができます。

*・プロセス管理*

BPMの最も有益な点のひとつは、必要に応じて業務フローをカスタマイズし再利用する機能です。制作とコラボレーションにおいて、このタイプのプロセス管理は重要です。

④従業員満足

やりがいと作業環境の充足は従業員パフォーマンスと生産性を大幅に向上させます。従業員の意欲を向上する方法を企業は常に探しています。BPMは文書化され発達したプロセスを提供し、連携を強化し集中力を高めることで従業員にモチベーションを与えます。従業員は一か所で情報にアクセスでき、管理者は全員を簡単に監視することができます。

⑤コンプライアンス向上

ルールに沿った変更やその他の要因の為に、企業にはコンプライアンスを遵守する為の柔軟なシステムが必要です。もしも失敗すれば、報告と罰金は法外で不測なものとなりかねません。BPMシステム内で、企業はコンプライアンスを日々の業務と統合できます。

ビジネスプロセス管理は、製品そのものではなく企業の運用力を向上する為のものです。それは時間、労力と投資を要します。BPMソフトウェアはそれを利用する企業の為にカスタマイズされたソリューションを作り出すべく多くのツールとアプリケーションを用い、その全てのビジネスプロセスの試みをもって企業をサポートします。組織は数多の業者からソフトウェアを選択し、BPMの目指す所とその日々の実践とを統合し効率化することができます。