「時間管理」の記事 - Crieit

どこでもあるカレンダーは、仕事や勉強の生産性を高めるための完璧なツール

2021-12-17T19:12:29+09:00

元記事：https://www.notta.ai/blog/how-to-use-the-calendar-to-improve-your-efficiency

カレンダーとは

カレンダーといえば、伝統的な紙製の壁掛けカレンダーや卓上カレンダーが思い浮かびます。その主な機能は、単に日付を表示することです。ソフトカレンダー（outlook、Google）が登場したのは、パーソナルデバイスが普及してからです。その主な機能は日付を表示するだけでなく、イベントを制約なく追加し、いつでも繰り返し修正することが可能でした。この時のカレンダーは、基本的には「デイリープランナー」と言えます。

その後、開発の方向性に応じて、Googleのチームワーク機能のように、各社がカレンダーに付加機能をつけてアップデートしていきましたが、1日のスケジュールを正確に表示するという核心は変わりません。

しかし、私たちの多くは企業の忙しい上層部ではないので、ソフトカレンダーを使う必要があるのでしょうか？

カレンダーの必要

実際、YouTubeやNoteで生産性を向上させる方法を検索すると、仕事・勉強のプロたちのアドバイスがたくさん出てきます。彼らの内容を少し要約すると、どのような方法や順番であっても、共通の核となるのは「スケジュール」です。

整然なスケジュールは、時間に対する認識を高めることができます。

金融投資については、「お金」が目に見える数字であることから、資産や元本をメモして、それをもとに投資先を選ぶことが多いです。しかし、時間管理には、時間が抽象的な性質であるために、具体的な時間の経過やそのコストに目を向けることができません。実際、1日に何時間くらい仕事に集中しているのでしょうか？どの時間帯が最も生産性が高いか？「感覚」だけでは、本当の結果を得ることは難しいです。また、スケジュールは、自分のやっていることに秩序を感じさせてくれます。統計により、オフィスワーカーは1日に200通以上のメッセージを受け取っています。メッセージが整理されていないと、すぐに対処すべきことと、しばらく延期してもいいことの区別がつかなくなってしまいます。スケジュールに頼ることで、時間に応じて優先順位をつけて整理することができ、効率的に1日を過ごせます。

成功例は同じではないかもしれませんが、失敗例はすべて、無秩序な計画と非効率的な労働日という同じ原因を持っています。

一方、この問題を解決するのがカレンダーです。

カレンダーの使い方

一、勤務時間の明確

レンダーを利用するには、まず自分の勤務時間を明確にすることが大切です。実際、多くの手帳にはすでにこのような使い方があります。 1日を2-4時間ごとに区切って、その中にタスクを埋めていくのです。もちろん、現実はもっと複雑で、週ごと、日ごとに違いますから、仕事に使える時間が何時間あるかを自分で考えることは、さらに重要です。勤務時間が決まれば、中の時間をより細かく分け、タスクを整理することができます。このステップでは、私たちの時間のコストを明らかにします。時間は、再生不可能で平等な資源です。重要度に応じてそれぞれの仕事にどれだけの時間を割くべきかは、時間の価値をチャンクして定義することで決まります。同時に、カレンダーを使って仕事とプライベートの時間を区別することで、心理的に仕事と生活をある程度切り分けることができ、生産性を高めることができます。

二、優先順位付け

第2ステップは、ワークフローの明確化、つまりタスクの優先順位付けです。カレンダーを使用する際には、「絶対に起こることだけを記録する」という原則に沿って厳密に記入することが重要です。未確定なタスクをカレンダーに加えてしまうと、見た目が混乱になるだけでなく、実際に仕事を進めていく中で、やるべきことの多さに圧倒されてしまうでしょう。これでは、カレンダーの本質を違反します。では、「絶対に起こること」とは何でしょうか？物事がいつ始まり、いつ終わるのかによって、仕事のタスクは4つのタイプに分類できます。

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1.スケジュール - 開始時間と期限の両方がわかっている場合。
2.未確定なスケジュール - 開始時刻が既知で、終了時刻が未知であるもの。
3.タスク - 開始時刻が不明で、終了時刻が判明しているもの。
4.未確定なタスク - 開始時刻と終了時刻の両方が不明である。

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このうち、スケジュールや未確定なスケジュールは「絶対に起こること」というもので、スタート時間が決まっているので、時間が来れば今やっていることをやめて、それに向かわなければならないからです。代表的な例としては、ネットミーティングやお客様との打ち合わせなどがあります。仕事での会議やコミュニケーションを完全に避けることは誰にもできませんし、たとえフリーランスであっても、自分のニーズを雇用主に伝えるために時間を費やす必要があります。ですから、タイムマネジメントを行う際には、まずこのような管理できない時間をリストアップしてください。もう一つの「確実」なタスクのタイプは、仕事上の本当のデッドラインがあるタスクです。他の人の仕事に深刻な影響を与える可能性があるため、絶対に超えたくない、超えてはいけないものです。一日の基本的なワークフローを決めるのは、「スケジュール」「未確定なスケジュール」「締め切りのあるタスク」の3つのカテゴリーです。カレンダーに書き込むことで、1日の流れを明確にすることができます。この3つのカテゴリー以外では、開始時刻と終了時刻が不明な「未確定なタスク」は、カレンダーに載せない方が良いでしょう。例えば、Googleカレンダーでは、スポーツをする、スキルを身につけるなど、目標のために時間を確保することが可能です。しかし、このようなものには客観的な締め切りがなく、人為的に開始時間と終了時間を設定しても、実際には実装できるほどの確率は高くありません。

三、ツールと連携

3つ目のステップは、カレンダーをより効率的に使うことです。カレンダーを使う理由は、日々の仕事の規則性や効率性を高めたいからです。一方で、私たちは普段の仕事の中で、メール（Gmail、Outlook）や会議ツール（ZOOM）など、さまざまなツールを使っていることも確かです。そのため、カレンダーを他のツールと組み合わせて使用することで、より効率的に使用することができます。例えば、ZOOMで予定されているWeb会議をOutlookのカレンダーに同期させることで、会議に参加した際に、ワンクリックでカレンダーからZOOMの会議にリンクさせることができます。カレンダーと効率性の間には強い相関関係があり、効率的なテープ起こしツールであるNottaは、最近、新たにGoogleカレンダーとの連携を明らかにしました。

NottaとGoogleカレンダー

確定した会議や講座の文字起こしをNottaで簡単に行えるように、Nottaでは「Googleカレンダーのシンクロ」という機能を追加しました。

Notta Webでは、ログインしたGoogleアカウントをワンクリックで接続し、カレンダーをNottaに同期させることができます。イベントが始まると、Notta Webのトップページから直接録音ボタンをクリックして、直接的に文字起こしことができます。

また、GoogleカレンダーでZOOM会議を記録すると、Notta WebがGoogleカレンダーと連携する場合、自動的にZOOM会議リストを生成し、「予定リスト」というページで表示できます。

リストの会議情報の右下にあるボタンをオンにすると、会議開始時にNotta Botが自動的に送られ、Zoom会議の録音・文字起こしをサポートします。この機能により、Nottaはあなたの複数のタスクの間により密接につながることを望んでいます。

毎日のワークフローが最初から最後までスムーズに流れていれば、生産性は格段に向上します。Nottaは、Googleカレンダーを入り口として、仕事と仕事のギャップを埋めていきます。

Nottaは無料でお試しできますので、ぜひお試しくださいませ。

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Web版‍
Google ChromeやMicrosoft EdgeブラウザからWeb版をアクセス

Chrome拡張機能‍
Chrome web storeからNotta拡張機能を追加

アプリ版
iOSアプリはApp Storeからダウンロード
AndroidアプリはGoogle Playからダウンロード

時間を管理できるオープンソースなアプリ「Hackaru」を作りました。その経緯と実装について。

2019-05-23T11:54:13+09:00

こんにちは。@ktmoukといいます。時間を管理するアプリ「Hackaru(測る)」を一人で開発しています。

今年の4月に公開したばかりなのですが、すでに本格的に使用されているユーザさんもいて、フィードバックをいただいたり大変助かっています。本当にありがとうございます。

今回、投稿を始めた経緯は、個人開発を通して学んだことをシェアしていきたいなと思ったからです。技術的なナレッジはネット上に沢山ありますが、個人開発のナレッジは比べて少ないですし、私自身も試行錯誤しています。今後、個人で開発をされる方の参考に少しでもなれば幸いです。

本稿では、私が今開発しているHackaruがどんなアプリか、なぜ作ったのか、どうやって作ったのかを簡単に書いていきたいと思います。

どんなアプリ？ - 時間を振り返るためのアプリです。

仕事や勉強などの時間を計測して、日々をどのように過ごしたか振り返りできるアプリです。

作業を始める前に計測を開始して、

作業が終わったら計測を停止します。そして、一日の終わりにカレンダーやレポートで振り返ることができます。今日はどんなことをしたか、逆に何もしていない時間がどれくらいあるか確認できます。

なぜ作ったの？ - 自由で連携しやすいタイムトラッキングアプリが欲しかった。

以下のようなタイムトラッキングアプリが欲しかったからです。

・マルチプラットフォームで使用できる。
・Slackのような外部サービスと連携ができる。
・サードパーティ製アプリが作りやすい。
・無料で使用できる。
・オープンソース。

Web、iPhone、Android等のマルチプラットフォームで使用できる。
HackaruはPWAという技術に対応しています。ホーム画面に追加するだけで、アプリストアからダウンロードしたアプリのようにさくさく使用できます。

Slackのような外部サービスと連携ができる。
Webhookの送信に対応しています。Google App Engineなどを使えば、計測を完了したらSlackに送信、といったこともできます。

サードパーティ製アプリが作りやすい。
OAuth2.0を提供しています。サードパーティ製のアプリでも、OAuth経由で時間を測ったり止めたりすることができます。

オープンソース。GitHubに公開しているので、自宅のサーバでも簡単に構築できます。

どうやって作ったの？ - Nuxt.js + Rails + AWSで構築しています。

APIサーバとWebサーバに分割しています。お互いはRESTfulで通信しています。

APIサーバはRails5のAPIモードを使用しています。OAuth2.0とRESTfulの提供を担当しています。Webサーバからのリクエストをもとにデータを操作します。HTML/CSSは出力しません。表示はすべてWebサーバにお任せします。

WebサーバはNuxt.jsを使用しています。APIサーバと通信して、データをブラウザに表示することが役目です。データを直接操作することはありません。APIを経由して操作します。

どちらもDockerコンテナ化して、AWSのECSで動作させています。DynamoDBのようなAWS独自のサービスは使っていません。自宅サーバでも構築できるようにするためです。

すべてオープンソースとして公開していますので、気になる方は覗いてみてください。

デスクトップ版もあります。

デスクトップ版はElectronとVue.jsで構築しています。特徴として、自動で時間を測ってくれる機能があります。

たとえば、プログラミングをするときはAtomEditorを開いたり、絵を書くときにはPhotoshopを開いたり・・・。作業を開始するタイミングとソフトを開くタイミングって同じことが多いですよね。それを利用して、ソフトを開く、閉じるをトリガーに自動で計測してくれます。パソコンで作業される方は、ぜひ使ってみてください。

インストールはGitHubからできます。　Windows、Mac、Linuxで使えます。

ご意見、プルリクエスト、Issueもお待ちしております。

こんな機能が欲しい、もっと綺麗にコード書けるよ、バグあるよ、などなどご意見やプルリクエストがあれば気軽にご連絡ください。TwitterのDMやGitHubで受付しています。

また匿名で投稿したい方は、開発会議のフィードバックページからも投稿できます。

GitHub
公式のTwiiter
開発者のTwitter

ちなみに本稿の作成には約6時間かかりました。

実は本稿の作成中も時間を計測していたのですが、6時間かかっているようです。初めてのnoteなので仕方ですが、時間かかりすぎですね。

慣れている方ならどれくらいで完成させられるものなのでしょうか。気になります。

今回はアプリ紹介だけになりましたが、他にもいろいろ書いていく予定ですので、お暇なときに覗いてくれると嬉しいです。それでは。

公式サイト: https://www.hackaru.app