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「議事録作成の自動化」で会議を大幅効率化！文字起こしアプリ Nottaの活用ポイント

2021-11-03T15:39:46+09:00

元記事：https://www.notta.ai/blog/notta-speech-to-text-tips

「毎日毎日会議づくし・・・せめて議事録には余計な時間を使いたくない」

「会議のテンポが速すぎて議事録メモが追い付かない」

「日本語の議事録を、翻訳して海外オフィスに展開しないと・・」

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こんな会議の「議事録」にまつわるお悩みはありませんか？

実は、上記のお悩みを一挙に解決できるアプリがあるんです！

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それは、自動で文字起こしをしてくれるアプリ“Notta”。

文字起こしをNottaに任せておけば、会議中は会議内容に集中するだけ。さらに「翻訳機能」までついているので、海外オフィス展開前の「議事録英訳しなきゃ！」という要望にまで応えられるんです。

この記事では、議事録作成でNottaを最大限活用するためのポイントをお伝えしていきます。

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Nottaの活用ポイント① | 議事録作成を任せる

一番ベーシックなNottaの活用方法は、文字起こし機能を使った議事録作成。

Nottaで会議中に音声を録音しておくだけで、自動で文字起こしが行われます。文字認識精度が非常に高く、誤字脱字が少ないので、後々の編集もラクラク。

また、アプリで録音していなくても、他の音声データを取り込んで文字起こしすることも可能。「リアルタイムで録音してなかった！」「過去の音声データから文字起こししたい」という時にも対応できます。

議事録編集の際、画像を挿入も可能なので、見やすく美しいビジュアルの議事録が作成できることもポイント。

議事録作成に費やす時間を最小化できる、嬉しい機能です。

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Nottaの活用ポイント② | 共有機能で、簡単共有＆編集

Nottaで文字起こししたメモは、他の人と共有可能。

即時の展開が必要なときに、リンクを送るだけでメモ内容が共有でき、とても便利です。

また、共有した相手と同時に編集することで、編集作業の効率化も実現できます。例えば会議内容が非常に長い場合は、複数人で手分けして編集する、といったことも可能。

議事録作成だけでなく、時間をかけず共有まで行うことができます。

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Nottaの活用ポイント③ | すぐに翻訳、すぐに展開

次に紹介するのは、Nottaの翻訳機能。

グローバル化が進む今、海外オフィスと会議内容を共有している人も多いのではないでしょうか。

「まずは日本語で議事録作成して、見直して、完成したら今後は英語に翻訳して・・・」

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こんなフローに時間を費やしている方は、実は少なくないのでは。

ただでさえ議事録作成に時間がかかるのに、さらに翻訳作業もしていると、肝心な本業に費やす時間がどんどん削られてしまいますよね。

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Nottaなら、文字起こしで作成した議事録を、さらに同アプリ内で翻訳することが可能。140言語に対応しているので、英語以外の言語でも活躍します。

議事録作成から翻訳作業まで、一括でNottaに任せて、大幅な効率アップが可能に。

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Nottaの活用ポイント④ | アプリでも、Webでも

Nottaはスマートフォンのアプリでも、またウェブ版（PC）でも使用可能です。「スマートフォンを忘れてしまった」「PCが無い」という時でも対応可能。お持ちのデバイスで気軽に使用できます。

また、アカウント登録することで同期ができるので、デバイス毎にデータが分散してしまう、ということはありません。

忙しくてバタバタしていても、１つデバイスがあればその場で簡単に議事録の文字起こしが可能。どこでもいつでも効率化を実現できます。

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まとめ

今回紹介したポイントを押さえてNottaを活用すれば、議事録作成プロセスが何段階も効率化すること間違いなしです。

ぜひ、次回の会議で試して、どのくらい作業効率がアップするのか、実感してみてくださいね。

Nottaは無料体験できますので、試してみましょう。
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‍Web版
‍‍Google ChromeやMicrosoft EdgeからWeb版をアクセスできます。（無料）
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‍Chrome拡張機能
‍Chrome web storeからNotta拡張機能をインストールできます。（無料）
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‍アプリ版‍
iOSアプリはApp Storeからダウンロードできます。（無料）
AndroidアプリはGoogle Playからダウンロードできます。（無料）

仕事はもっと効率化できる！記録作業は、文字起こしアプリ”Notta”で高性能AIにアウトソース

2021-11-03T11:59:33+09:00

元記事：https://www.notta.ai/blog/notta-app-turn-audio-to-text-in-minutes

「会議やインタビュー中、議事録や文字起こし作業ではなく、話の内容に集中したい・・・」そんなモヤモヤを解消してくれるのが、自動文字起こしアプリ。今回は、文字起こしを全て自動で行うAI音声認識文字起こしアプリ『Notta』の概要と、使用方法について説明。きっと「これは使える！」と思う機能が見つかるはずです。

■Nottaのミッションと実績

Nottaが届けたい思い

ユーザーの無駄な手間を省き、ストレスフリーへ導くことがNottaのミッション。音声を自動で「編集・検索・共有可能なテキスト」へ変換し、さらなる作業効率化へ導きます。

Nottaの実績

Nottaは日本語を始め、104言語に対応。日本では非常に高い評価を得ており、特に音声認識の性能は多くのユーザーから高精度というフィードバックが見られます。漢字変換能力も高く、後々のマニュアル編集の必要性が少ないことも、魅力のポイントの一つと言えます。

＜Nottaの魅力＞

・高性能のAI文字認識

・他人との共有機能

・テキスト翻訳機能

・マーキング機能

・テキスト編集や画像挿入編集が可能

・同期（Web版/アプリ版）機能

■Nottaの活用シーン

Nottaの活用シーンはさまざま。

一番よく使われる場面は「会議」や「インタビュー」。業務効率改善を目的とした利用が最も一般的です。一方で、「授業やセミナー」のメモ代わりに利用するユーザーも17％と多く、集中して講義内容に耳を傾けたい人にも使われている様子。

また、相手の会話内容をリアルタイムで文章認識できることから、主に聴覚障害のある方向けに「会話補助」として利用されることもあります。

他にも、医療現場（カルテ記録）で活用されるなど、工夫によって使用用途はさまざまな可能性があります。

■Nottaを使いこなす！仕事や日常をもっとラクにする、さまざまな機能

Nottaの機能は、基本の文字起こし機能だけでなく、作業をより楽にする機能が豊富にあります。自分にあった使い方を見つけて、作業効率化の幅を広げることができます。

文字起こし機能

Nottaの一番基本的な機能。AIが読み取った音声を、リアルタイム＆自動で文字起こししてくれます。AI機能で漢字変換や句読点追加もされるなど、精度の高い結果を期待できます。

対象言語は104言語と非常に多く、例えば聞き逃しやすい英語の会議でも、会話内容をしっかり記録しておくことが可能です。他にも、勉強中の他言語スピーチを音声記録して、後から文字としてゆっくり見直すことも。

なお、録音以外にも、既存の音声ファイルをアップロードし、その音声記録を文字起こしすることも可能。「リアルタイムで録音してなかった！」という時でも大丈夫です。過去に記録した音声ファイルを、文字にしてコンパクトなファイルサイズで保存しておきたい、という場合も便利です。

＜使い方（例：iOS）＞

①対象言語を設定（104言語から選択可能）

②「録音ボタン」をタップして、録音を開始

③「停止ボタン」で録音を終了

④「文字起こし」をタップで、文字起こしが自動で開始

データ同期機能

複数のデバイスでNottaを利用している場合、同じアカウントでログインしていれば、デバイス間でデータが自動同期されます。どのデバイスを使っても同じデータにアクセスすることができます。

例えばスマートフォンのアプリで音声記録と文字起こしをした場合、その後の編集作業はPC上のウェブ版で行うなど、その時々の状況や環境に合わせたサービスの利用が可能です。

また、「うっかりPCを忘れてしまった・・」ということがあっても、スマホで記録しておけばOK。後々ウェブで確認＆編集することができます。

テキスト編集・共有機能

読み取った音声から作成されたテキストを、マニュアルで編集することができます。不自然な箇所を分かりやすく言い換えたり、お好みの表現にしたり、細かな編集が後からできるので、安心。

さらに、画像挿入もありますので、会議や授業中に撮影した写真や、参考資料を挿入して、さらに視覚的に分かりやすい議事録やノートを作成することができます。

また、複数のデバイス間（PC・スマホなど）のデータ同期に加え、他人にデータを共有することも可能です。共有はとても簡単で、データ毎に付与されているリンクをコピーして、シェアしたい人にリンクを送付するだけ。

共有した相手もデータを閲覧・編集できますので、情報共有も編集もとてもスムーズ。作業効率化が一段階アップします。

マーキング機能

会議や会話の中で、「ここがポイント！」という場面をマーキングすることが可能。マーキング機能によって、重要なポイントの見直しが各段に楽になります。見直しが簡単にできることによって、議事録作成も効率的に行うことができます。

テキスト翻訳機能

高精度の文字起こしによって議事録作成が各段に楽になりますが、その一歩先の「あったらいいな」にも答えるNotta。

Nottaはなんと翻訳機能も搭載しており、音声データから作成したテキストを、そのまま多言語に翻訳することが可能です。対象言語は140言語ですので、きっとお探しの言語が見つかるはず。

例えば、この翻訳機能を使うことで、海外オフィスとの素早い情報共有が可能に。「海外オフィスには翻訳してから情報共有するから、いつも展開が遅くなるな・・」という悩みが解決されます。他にも、海外の友達やクライアントとのコミュニケーションへの活用など、いろいろなシーンで活躍する機能です。

[GAS]SpreadSheetにカスタムメニューを追加して簡単なUIを作る

2021-02-10T11:54:19+09:00

はじめに

GASでカスタムメニューを追加するスクリプトについてです。

画像のようにスプレッドシートのメニューバー（ツールバー）の一番右に「カスタムメニュー」という項目が新しく追加され、クリックしたときの処理をカスタマイズすることができます。

今回カスタムメニューを作って実装する内容は「最終行へアクティブセルを移動する」というシンプルなものです。
例えば僕は特定のPC作業をしたときのログをスプレッドシートを作っているのですが、行数が増えてくると一番下までスクロールして入力するのが面倒になります。クリックするだけで一番下に飛べると便利だなーと思って作ってみました。

全体のスクリプト

まずは今回作成するスクリプトの全体像です。

スプレッドシートのコンテナバインドスクリプトを作り、以下のスクリプトを記述します。
その後、スプレッドシートのページをリロードすると、カスタムメニューが反映されるはずです。

// 現在のスプレッドシート
const SS = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

// ファイルが開いたときに動作する処理
function onOpen() {
  SS.addMenu('カスタムメニュー', [
    {name: '最新行へ', functionName: 'moveToLastRow_'}
  ]);
}

// 最終行にアクティブセルを移動する関数
function moveToLastRow_(){
  const sheet = SS.getActiveSheet();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const lastRange = sheet.getRange(lastRow + 1, 1);
  SpreadsheetApp.setActiveRange(lastRange);
}

それでは作り方とカスタマイズの仕方を見ていきます。

1. onOpen()関数を作る

まずはonOpen()という名前で、ファイルが開かれたときに動作する関数を作っておきます。

// 現在のスプレッドシート
const SS = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

// ファイルが開いたときに動作する処理
function onOpen() {
    // [TODO] カスタムメニューを追加する処理
}

SpreadSheetオブジェクトの定義も最初にしておきましょう。のちの関数でもこのオブジェクトを使うため、グローバルスコープに記述しています。

このようにonOpen()という名前で関数を作ると、ファイルが開いたときに動作する処理を作ることができます。トリガーを設定する必要などありません。
こういった特定のイベントが起こったときに処理を実行する関数を「イベントハンドラ」と呼ぶそうです。

2. メニューの選択肢を追加する

続いてカスタムメニューをクリックした時の選択肢を追加していきます。
スプレッドシートオブジェクトのaddMenu()メソッドを使い、先ほどのコードに以下のように記述します。

// ファイルが開いたときに動作する処理
function onOpen() {
    // カスタムメニューを追加する処理
  SS.addMenu('カスタムメニュー', [
    {name: '最新行へ', functionName: 'moveToLastRow_'}
  ]);
}

このaddMenu()の第一引数には、メニューバーに表示させる文字列を書きます。
ここでは「カスタムメニュー」としておきましょう。

第二引数には、追加したいメニューをオブジェクトの配列で書いてあげます。
このオブジェクトにnameとfunctionNameというプロパティを持たせることで、メニューに表記する文字列と、選択されたときに実行する関数名を指定することができます。

{name: '<メニューに表記する文字列>', functionName: '<関数名>'}

ここで指定する関数は後ほど作るので、現段階では実装予定の名前で大丈夫です。
ここではmoveToLastRow_という関数名を指定しておきました。

注意点としては、関数名には丸かっこをつけずに書くことです。
もし丸カッコをつけてしまうと、その関数が実行されて戻り値がfunctionNameの値に設定されてしまうことになります。今回は関数名を文字列として指定したいので、丸かっこをつけないで文字列リテラルで書くのが正解になります。

このaddMenu()の第二引数に指定するオブジェクトを増やしていくことで、どんどんメニューを追加することもできます（後ほど備考として記載します）。

3. メニューを選択したときに動作する関数を作る

最後に、先ほど関数名に指定したmoveToLastRow_()関数を新たに定義すればOKです。
ここでは現在のシートの「最終行の次の行の１列目」にアクティブセルを移動させています。

// 最終行にアクティブセルを移動する関数
function moveToLastRow_(){
  const sheet = SS.getActiveSheet();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const lastRange = sheet.getRange(lastRow + 1, 1);
  SpreadsheetApp.setActiveRange(lastRange);
}

アクティブセルの移動先を指定したい場合
もし移動させるセルを変更したい場合は、上のコードの5行目のgetRange()に渡す引数を変えてあげましょう。

const lastRange = sheet.getRange(lastRow + 1, 1);

例えば、現在のシートの「最終行の３列目」などとしたい場合は、次のようにカスタマイズすればOKです。

const lastRange = sheet.getRange(lastRow, 3);

以上で実装は完了です。
スクリプトを保存して、スプレッドシートを開いているページをリロードして少し待つと、カスタムメニューが追加されているかと思います。

備考

カスタムメニューの選択肢を増やしたい場合
onOpen()に書いたSS.addMenu()の中身のオブジェクトを増やしてみましょう。

function onOpen() {
    // カスタムメニューを追加する処理
  SS.addMenu('カスタムメニュー', [
    {name: '最新行へ', functionName: 'moveToLastRow_'},
    {name: 'マスタ転記', functionName: 'copyFromMaster_'},
    {name: 'ほげほげ', functionName: 'hogehoge'}
  ]);
}

配列の要素としてオブジェクトを追加していく形になるので、注意してくださいね。
構文エラー（SyntaxError）が出てしまう場合は、オブジェクトの書き方やカンマの有無など要チェックです。

スプレッドシートを開いたときに最終行に移動させたい場合
今回はカスタムメニューを使って最終行へ移動するスクリプトを書きましたが、ファイルを開いたときにアクティブセルを移動させるやり方でも良いかもしれません。
そうしたい場合は、onOpen()に直接今回のmoveToLastRow_()の中身の処理を書いてあげればOKです。
ただし、セル数にもよりますが起動が重くなってしまうかもしれないので、ご注意ください。

おわりに

カスタムメニューは、スプレッドシートを使っていて「ボタンをクリックしたら一括で処理するようにしたい」というような場合にシンプルなUIを作ることができて、とても便利です。
他にもスプレッドシートの関数で転記できるような作業でも、GASのカスタムメニューを使った実装をすることでシートを軽くしたりもできるので、よく活用しています。

その他の実装アイデア
- カスタムメニューを実行すると、マスターデータから必要な情報を探して一括で転記する（）
- シートでメール送信先リストを作り、カスタムメニューをクリックするとメールが一括送信されるようにする

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