「生産性向上」の記事 - Crieit

どこでもあるカレンダーは、仕事や勉強の生産性を高めるための完璧なツール

2021-12-17T19:12:29+09:00

元記事：https://www.notta.ai/blog/how-to-use-the-calendar-to-improve-your-efficiency

カレンダーとは

カレンダーといえば、伝統的な紙製の壁掛けカレンダーや卓上カレンダーが思い浮かびます。その主な機能は、単に日付を表示することです。ソフトカレンダー（outlook、Google）が登場したのは、パーソナルデバイスが普及してからです。その主な機能は日付を表示するだけでなく、イベントを制約なく追加し、いつでも繰り返し修正することが可能でした。この時のカレンダーは、基本的には「デイリープランナー」と言えます。

その後、開発の方向性に応じて、Googleのチームワーク機能のように、各社がカレンダーに付加機能をつけてアップデートしていきましたが、1日のスケジュールを正確に表示するという核心は変わりません。

しかし、私たちの多くは企業の忙しい上層部ではないので、ソフトカレンダーを使う必要があるのでしょうか？

カレンダーの必要

実際、YouTubeやNoteで生産性を向上させる方法を検索すると、仕事・勉強のプロたちのアドバイスがたくさん出てきます。彼らの内容を少し要約すると、どのような方法や順番であっても、共通の核となるのは「スケジュール」です。

整然なスケジュールは、時間に対する認識を高めることができます。

金融投資については、「お金」が目に見える数字であることから、資産や元本をメモして、それをもとに投資先を選ぶことが多いです。しかし、時間管理には、時間が抽象的な性質であるために、具体的な時間の経過やそのコストに目を向けることができません。実際、1日に何時間くらい仕事に集中しているのでしょうか？どの時間帯が最も生産性が高いか？「感覚」だけでは、本当の結果を得ることは難しいです。また、スケジュールは、自分のやっていることに秩序を感じさせてくれます。統計により、オフィスワーカーは1日に200通以上のメッセージを受け取っています。メッセージが整理されていないと、すぐに対処すべきことと、しばらく延期してもいいことの区別がつかなくなってしまいます。スケジュールに頼ることで、時間に応じて優先順位をつけて整理することができ、効率的に1日を過ごせます。

成功例は同じではないかもしれませんが、失敗例はすべて、無秩序な計画と非効率的な労働日という同じ原因を持っています。

一方、この問題を解決するのがカレンダーです。

カレンダーの使い方

一、勤務時間の明確

レンダーを利用するには、まず自分の勤務時間を明確にすることが大切です。実際、多くの手帳にはすでにこのような使い方があります。 1日を2-4時間ごとに区切って、その中にタスクを埋めていくのです。もちろん、現実はもっと複雑で、週ごと、日ごとに違いますから、仕事に使える時間が何時間あるかを自分で考えることは、さらに重要です。勤務時間が決まれば、中の時間をより細かく分け、タスクを整理することができます。このステップでは、私たちの時間のコストを明らかにします。時間は、再生不可能で平等な資源です。重要度に応じてそれぞれの仕事にどれだけの時間を割くべきかは、時間の価値をチャンクして定義することで決まります。同時に、カレンダーを使って仕事とプライベートの時間を区別することで、心理的に仕事と生活をある程度切り分けることができ、生産性を高めることができます。

二、優先順位付け

第2ステップは、ワークフローの明確化、つまりタスクの優先順位付けです。カレンダーを使用する際には、「絶対に起こることだけを記録する」という原則に沿って厳密に記入することが重要です。未確定なタスクをカレンダーに加えてしまうと、見た目が混乱になるだけでなく、実際に仕事を進めていく中で、やるべきことの多さに圧倒されてしまうでしょう。これでは、カレンダーの本質を違反します。では、「絶対に起こること」とは何でしょうか？物事がいつ始まり、いつ終わるのかによって、仕事のタスクは4つのタイプに分類できます。

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1.スケジュール - 開始時間と期限の両方がわかっている場合。
2.未確定なスケジュール - 開始時刻が既知で、終了時刻が未知であるもの。
3.タスク - 開始時刻が不明で、終了時刻が判明しているもの。
4.未確定なタスク - 開始時刻と終了時刻の両方が不明である。

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このうち、スケジュールや未確定なスケジュールは「絶対に起こること」というもので、スタート時間が決まっているので、時間が来れば今やっていることをやめて、それに向かわなければならないからです。代表的な例としては、ネットミーティングやお客様との打ち合わせなどがあります。仕事での会議やコミュニケーションを完全に避けることは誰にもできませんし、たとえフリーランスであっても、自分のニーズを雇用主に伝えるために時間を費やす必要があります。ですから、タイムマネジメントを行う際には、まずこのような管理できない時間をリストアップしてください。もう一つの「確実」なタスクのタイプは、仕事上の本当のデッドラインがあるタスクです。他の人の仕事に深刻な影響を与える可能性があるため、絶対に超えたくない、超えてはいけないものです。一日の基本的なワークフローを決めるのは、「スケジュール」「未確定なスケジュール」「締め切りのあるタスク」の3つのカテゴリーです。カレンダーに書き込むことで、1日の流れを明確にすることができます。この3つのカテゴリー以外では、開始時刻と終了時刻が不明な「未確定なタスク」は、カレンダーに載せない方が良いでしょう。例えば、Googleカレンダーでは、スポーツをする、スキルを身につけるなど、目標のために時間を確保することが可能です。しかし、このようなものには客観的な締め切りがなく、人為的に開始時間と終了時間を設定しても、実際には実装できるほどの確率は高くありません。

三、ツールと連携

3つ目のステップは、カレンダーをより効率的に使うことです。カレンダーを使う理由は、日々の仕事の規則性や効率性を高めたいからです。一方で、私たちは普段の仕事の中で、メール（Gmail、Outlook）や会議ツール（ZOOM）など、さまざまなツールを使っていることも確かです。そのため、カレンダーを他のツールと組み合わせて使用することで、より効率的に使用することができます。例えば、ZOOMで予定されているWeb会議をOutlookのカレンダーに同期させることで、会議に参加した際に、ワンクリックでカレンダーからZOOMの会議にリンクさせることができます。カレンダーと効率性の間には強い相関関係があり、効率的なテープ起こしツールであるNottaは、最近、新たにGoogleカレンダーとの連携を明らかにしました。

NottaとGoogleカレンダー

確定した会議や講座の文字起こしをNottaで簡単に行えるように、Nottaでは「Googleカレンダーのシンクロ」という機能を追加しました。

Notta Webでは、ログインしたGoogleアカウントをワンクリックで接続し、カレンダーをNottaに同期させることができます。イベントが始まると、Notta Webのトップページから直接録音ボタンをクリックして、直接的に文字起こしことができます。

また、GoogleカレンダーでZOOM会議を記録すると、Notta WebがGoogleカレンダーと連携する場合、自動的にZOOM会議リストを生成し、「予定リスト」というページで表示できます。

リストの会議情報の右下にあるボタンをオンにすると、会議開始時にNotta Botが自動的に送られ、Zoom会議の録音・文字起こしをサポートします。この機能により、Nottaはあなたの複数のタスクの間により密接につながることを望んでいます。

毎日のワークフローが最初から最後までスムーズに流れていれば、生産性は格段に向上します。Nottaは、Googleカレンダーを入り口として、仕事と仕事のギャップを埋めていきます。

Nottaは無料でお試しできますので、ぜひお試しくださいませ。

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作業効率・生産性を爆上げ！おすすめのGoogle Chrome拡張機能10選【2022年版】

2021-12-02T12:12:14+09:00

元記事：https://www.notta.ai/blog/10-best-google-chrome-extensions

1. Chromeとは？

「Google Chrome（グーグル・クローム）」とは、Googleが開発したWebブラウザであります。現在は世界シェアNo.1で、多くの方が利用されています。
その人気の理由は、「マルチデバイス対応」「クラウド上でブラウザの設定が同期可能」「拡張機能の豊富さ」などが挙げられます。
特に、数多くの「エクステンション（Extensions）」（Chrome拡張機能・Chrome拡張ツールとも呼ばれる）が利用でき、Chromeの機能はさらに充実できます。

2. Chrome拡張機能とは？

「Chrome拡張機能」を一言で表すと、「Chromeの機能を追加・強化する特殊なアドオン・プログラム」です。
Google Chromeにインストールされた拡張機能は、その上で動作し、Chrome API（アプリケーション・プログラム・インタフェース）を使用して、オリジナル版にはないさまざまな機能を提供します。
Google Chromeのブラウザ拡張機能を使えば、生産性の向上、仕事の自動化・効率化など、すべてをWebブラウザで快適に行うことができます。何よりも素晴らしいのは、種類がとても豊富であることです。Chrome ウェブストアでは、ワンクリックで生産性を向上させるさまざまな便利な拡張機能を提供しています。
ここでは、その中から選りすぐりの拡張機能をご紹介します。

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3. おすすめのChrome仕事効率化拡張機能10選

1. Deepl

「翻訳は高精度を誇るDeepL翻訳に任せろう」

この拡張機能は、ブラウザ内で選択されたテキストを、DeepL翻訳の翻訳結果をすぐブラウザ内に転送します。もちろん、翻訳元の言語と翻訳先の言語は、拡張機能の設定で指定できます。もう言葉の壁のせいでWeb上の情報を見逃す心配はありません。

2. Notta

「YouTube、ニコニコ動画、ポッドキャスト、ラジオなどの音声コンテンツをテキスト化。文字データをWeb版やアプリに保存と編集が便利」

AI音声認識文字起こしサービス「Notta」のChrome拡張機能は、Webページの音声をリアルタイムで録音し、文字起こしすることができます。文字起こし結果はNottaクラウドに保存し、多端末同期機能により、どの端末（Web, iOS, Android）でも確認できます。

Web会議（Zoomなど）やYouTubeの記録、お気に入りのポッドキャストやライブストリームの保存など、手作業による文字起こしの手間が省け、作業効率が大幅UP！

YouTuberの感想を見ましょう！
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主な機能：
- ブラウザで目的のタブをリアルタイム録音
- 高精度な文字起こし（104言語に対応）
- 記録の編集・共有
- 文字起こし結果のエクスポート
- 複数デバイスと同期

こちらで無料ダウンロード！

3. uBlock Origin

「広告とトラッキングコードをブロックして、スピードとプライバシーを向上させる」

広告の多いサイトに向け、uBlock Originがページ上の広告コンテンツをブロックされて、ほとんどのページがより速く表示されることができます。
uBlock Originは、同じ機能を持つ他の拡張機能に比べてメモリ使用量が少ないという点で、すでに複数の技術系Webサイトから賞賛されています。
「広告ブロッカー」だけではなく、CPUとメモリーの効率化を第一の特徴とする、幅広いコンテンツブロッカーになっています。

4. SimilarWeb

「ブラウザで強力なSEOツールを使えよう」

SimilarWebとは、SEOデータを提供する無料の拡張機能で、SEO Auditなどの他の便利なツールも備えています。

主な機能：
- オンページSEO（内部対策）監査
- 内部リンク、外部リンク（被リンク）の調査
- ドメインとURLをリアルタイムで比較
- サイトのアクセス数（訪問数、直帰率、PV数）の調査

5. Save to Pocket

「いい記事を1箇所にまとめよう」

Pocketとは、インターネット上の記事やページをあとで読むため、1箇所にまとめて読むための拡張機能です。
それだけでなく、多端末同期やオフラインなどの機能に対応しているので、保存した記事をいつでもどこでも読むことができます。

6. Grammarly

「入力された英文を直接チェックしてくれる」

Grammarlyとは、スペル間違いを指摘したり、違う言い回しを教えたりしてくれる拡張機能です。
ブラウザ内で入力された内容について、文法や単語の使い方が適切かどうかをチェックすることができます。文章をドロップしてすぐ確認可能になります。

7. Nox Influencer for YouTube

「Youtubeチャンネルの統計情報を追跡することができる」

Nox Influencerのデータベースを通じて、YouTube 動画の視聴数やチャンネルの登録数、登録者の分布国、ビデオ視聴傾向、国・世界のランキング、収益予想、タグやキーワードなどの様々な要素を表示し、分析することができます。
これらのデータは、チャンネルの未来性を把握でき、登録者の趣味を理解するにも役立ちます。

8. OneTab

「開いているタブをリスト化して1つにまとめる」

コンテンツ制作のためにリサーチを行っていると、引用したい資料が複数のタブに表示されてしまうことがあります。困ったことに、いざ記事を書いたり、資料を参照したりするときに、すべてのタブの間を移動するのは大変です。
OneTabは複数の異なるURLを1つにまとめ、数多くのタブを簡単に分類管理できるようにします。

9. Speed Dial 2

「頻繁にアクセスするサイト・ブログをサムネイル画像付きで登録」

ブックマークをカテゴリごと、視覚的に管理できるようになります。新しいタブを開くたびに、ブックマークをすぐにアクセスすることができ、ブックマークを探す時間を節約することができます。

10. Bitwarden

「各Webサイトのパスワードを一か所にまとめ、自動的にアカウントにログイン可能」

Bitwardenとは、サイトごとに異なる強力なパスワードを作成し、暗号化されたデータベースに保存し、必要に応じてログイン情報を自動的に入力することで、自動ログインが実現できる拡張機能です。1つのマスターパスワードを覚えておくだけで、Bitwardenがほとんどすべての面倒を見てくれます。

4. Chrome拡張機能のインストール・削除の方法

拡張機能のインストール方法

Chrome ウェブストアを開きます。
拡張機能名を検索して、検索結果から選択します。
【Chrome に追加】をクリックします。

拡張機能を削除の方法

Chrome を開いて、右上の【その他アイコン】で【その他のツール】の【拡張機能】をクリックします。
削除する拡張機能の【削除】をクリックします。
【削除】をクリックして確定します。

5. まとめーー業務効率化を意識しましょう

現在は、生産性の向上・スピードアップ・ミスの低減などになるため、適切なツールの導入と活用が不可欠な時代になっています。上記のChrome拡張機能は、仕事の改善や労働時間の管理を行うための基礎を築くのに役立ちます。ビジネスの効率を上げるために、ぜひ試してみてください。