噂のGTDをTodoistで始めるための手順

2020-12-25T07:00:11+09:00

本記事は、Crieit なんでも Advent Calendar 2020の最終日 (12/25) の記事です。

TL; DR

TodoistでのGTDは、悪くはありませんが最適でもありません。
もしGTDに特化したツールがあれば、そちらを使う方がよいことは間違いないでしょう。
僕はTodoistを使います（意固地）。

本記事はTodoistに特化していますが、それ以外のTODOリストのツールでも使える方法があると思います。

はじめに

「タスク管理にTODOリストを使おう」と思い立っては三日坊主で辞めてしまう、という経験を何度もしており、4年前からアカウントを持っているTodoistを持て余していました。

Todoist: ToDoリストで仕事と生活を管理

そんな時、GTDというタスク管理方法があると、噂で耳にしました。
せっかくTodoistアカウントがあるから、これで挑戦してみようと考えました。

その結果、なんと2週間も（僕にとっては1週間以上も続いたことが奇跡）もTodoistを使い続けることに成功しました。
この手法は意外と僕に適しているのかもしれません。

15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド | POSTD

GTDは方法論であり、特別なツールが用意されているわけではありません。
また、僕はTodoistユーザーですが、TodoistにGTDの設定があるわけでもありません。

そこで本記事では、TodoistでGTDを実施するために、僕の使いやすかった方法を紹介します。
いくつか試行錯誤もあったため、それも交えて説明しようと思います。

なお、僕のGTDに対する理解は、上記リンク先ページの知識しか無いため、理解が間違っている可能性もあります。
ご注意ください。

ちなみに、この記事を書くために調べたら、ほとんど同じタイトルの記事を見つけてしまいました。
本記事での設定方法は下記と異なるため、本記事を読む際は、あくまで僕の使いやすかった例であると頭の片隅に置きながら読んでください。

Todoistを用いたGTD式タスク管理術 | キオミルブログ

Let's Start GTD by Todoist

本記事では、次の項目について記載しています。

GTDとは？
Todoistの整備
TodoistでGTDを実施する手順

GTDとは？

~~Great To Do~~ "Getting Things Done" と呼ばれる、物事をよりよく完遂するための手法（いわゆるタスク管理方法）の1つです。
何かしたいなーという記憶を、全てTODOリストに書出すことで、脳のメモリリソースを開放し、もっと生産的なことに時間を使おう！というものです。

特徴として、下記が挙げられます。

まずタスクをメモ書き（記録）する
- そのためには、どんな時でも記録できるものを常に手元に用意する
- TODOリストに入れるのは、そのあとでも良い
タスクを5種類に分ける
- インボックス
- 次にとるべき行動
- 連絡待ち
- プロジェクト
- いつかやる／多分やる
週次レビューで進捗を確認する
- 1週間に1回、タスクの進捗を確認する

まとめると、以下のような思想です。

したいと思ったことを、まず書出す
タスク化の敷居を下げる
タスクの優先順序を決める
常に管理できるTODOリストを目指す

Todoistの整備

TodoistでGTDを実施するために、僕が必要だなと思った設定などを、説明します。

プロジェクトを追加する

Todoistの「プロジェクト」機能に、GTDのプロジェクトを追加します。

僕は、GTDにおけるプロジェクトというものを、タスクの分類分けとして利用しています。
例えば、「仕事」「プロジェクトA」「学習」「私事」などです。

各プロジェクトにボードを追加する

各プロジェクトをボード表示にして、以下のボードを、以下の順番でそれぞれのプロジェクトに追加します。

実施予定／実施中／完了
連絡待ち
いつかしたい

これらは、それぞれGTDの下記に対応します。

次にとるべき行動
連絡待ち
いつかやる／多分やる

「次にとるべき行動」に「実施予定」を含めているのは、実施予定から実施中に移動するということが、個人的に手間と感じているためです。
僕は、基本的に各プロジェクトのページを見ることはあまりありません。
そのため、タスクを実施する前にプロジェクトページの展開とタスクのボード間移動をするのは、正直手間でしかありませんでした。
カンバンなど、チームで複数人でタスクを管理している場合は、誰が今何をしているかを可視化するために、実施予定と実施中を分けることには意味があると思いますが、個人であれば必要ないと思います。

また、「次にとるべき行動」に「完了」を含めているのは、チェックを付けると同じボード内の履歴に移動するためです。
ZenHubなどのカンバンツールと異なり、完了したタスクが自動的に完了ボードに移動する、という動作を実装しているTODOリストは多くありません（そもそもボードという概念が多くのTODOリストには無いですね）。
Todoistもご多分に漏れず未実装であるため、完了を実施中と同じボードに配置しています。

「いつかやる／多分やる」を「いつかしたい」と言い換えているのは、断定形ではなく希望形にすることで、よりタスク化の敷居を下げることが目的です。
気分の問題でもあるので、ここはご自由に決めて構いません。
慣れている人はIceboxと書いてもいいですね。

プロジェクトと分けているのは、軸が違うと思ったからです。
「プロジェクト」はタスク分類であるのに対し、「実施予定／実施中／完了」「連絡待ち」「いつかしたい」はタスクの状態だと思ったため、プロジェクトと各状態を、それぞれ別軸で管理しようと考えました。

「タスク確認（土曜日は週次レビュー）」タスクを毎朝の繰返しタスクとして追加する

「タスク確認（土曜日は週次レビュー）」というタスクを、毎朝の繰返しタスクとして追加します。
このタスクは、その名の通り、その日のタスクを確認する、というタスクです。
このタスクのプロジェクトの分類については、特に決まりは無いと思います。
僕は「私事」の「実施予定／実施中／完了」に分けていますが、インボックスでも良いかもしれません。

朝の時間は、出社予定前など、1日の始まりの時間として設定するといいと思います。
僕の場合は、基本テレワークであるため、毎朝8:30に設定しています。

休日？気にする必要はありません。
その日までに実施すればよいので、時間設定は実はあまり重要ではありません。

完了したいタスク数を1に設定する

Todoistは、1日どれだけタスクを実施できたらゴールか、という指標として「完了したいタスク数」を設定できます。
これを、1に設定します。

これは、タスク数で一喜一憂したくなかったことが目的です。
デフォルト値は5なのですが、4つや3つしかタスクをしていない日があったら、まるでその1日が未達成な日であったかのように思ってしまい、地味に傷ついてしまいました。
これを1にすることで、「タスク確認（土曜日は週次レビュー）」タスクさえすれば、必ずゴールできるという素敵仕様になっています。

個人的には、GTDを継続する秘訣にもなっているので、騙されたと思ってやってみてください。
朝一番に「1日のゴールです」と言われるのは、なかなか心に優しいですよ。

（有料版の場合）タグを準備する

僕は無料版のため使えませんが、タグを使うと便利だろうなーと思うことはあります。

例えば、大枠としてプロジェクトを利用し、副枠としてタグを使うといった、プロジェクトとタグを親子関係で利用すると便利そうです。
「仕事」プロジェクトの中でタスクを作って、その中で「プロジェクトA」タグと「プロジェクトB」タグを使い分ければ、タスクの見通しが良くなりそうです（今は全部ごっちゃにしています）。

有料版は、他にも様々な機能があるため、GTDをもっと続けられたら有料版にしてみようかなと思ってます。

TodoistでGTDを実施する手順

では、TodoistでGTDを実施するための手順、および、設定方法などを、以下に記します。

タスクリストを充実させる

最初にGTDをやってみようと思ったら、まずは1時間かけてしたいことを書出すそうです。
僕は、1時間で思い出せるとは思わなかったので、1週間かけて、やってみたいことを書出しました。
これは、向き不向きがあるので、個人で方法を決めてください。

ちなみに、この時点でTodoistを使う必要はありません。
書出したタスクは、紙やメモアプリなどに記録すれば十分です。

説明のため、僕が書出した結果の抜粋を、以下に記します。
もちろん、GTDの実施というタスクも、同じタスクだろうと思って書出しました。

タスク確認（土曜日は週次レビュー）
GTDの実施
サンスクリットの勉強
月1プロジェクト

1週間経つと、タスクもそれなりの量に増えてくるので、タスクリストが充実したら次に進みます。

タスクをプロジェクトに分類する

書出したタスクリストが、それぞれどのプロジェクトに該当するかなと想像し、各プロジェクトに移動します。
最初は未設定のボードに移動するとよいです（後でボード移動する際にわかりやすいため）。

僕は、以下のように移動しました。

タスク確認（土曜日は週次レビュー）
GTDの実施: 私事
サンスクリットの勉強: 学習
月1プロジェクト: 仕事

最初は多いため、じっくりプロジェクトを分類しましょう。
この時、新しいプロジェクト分類が見つかったら、新規作成したほうが手っ取り早いです。

各プロジェクトのボードに分類する

タスクリストをプロジェクトに分類し終わったら、各タスクの状態を決めましょう。
先に書いた通り、タスクの状態は、以下の3つです。

実施予定／実施中／完了
連絡待ち
いつかしたい

「実施予定／実施中／完了」のタスクは、必ず日時を指定しましょう。
そうしないと、予定にならず「いつかしたい」タスクとの差別化ができません。

繰返し実施するタスクは、繰返しタスクとして設定しましょう。
僕は、毎日より間隔の空く繰返しタスク（隔週、月1などのタスク）については、「連絡待ち」に配置しています。
これは、毎日のタスク確認を少しでも楽にするためです（後述）。

なお、ボードに追加する際には、サブタスクである程度のタスク分割をしておくと良いです。
特に、「実施予定／実施中／完了」に配置したタスクについては、タスク分割をしておくことをオススメします。

僕の場合は、以下の通りです。
可読性向上のため、「実施予定／実施中／完了」は「実施予定」に変えています。

タスク確認（土曜日は週次レビュー）: 私事 > 実施予定（繰返し、日時指定済み）
GTDの実施: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
- GTDについて調べる: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
- タスクを書出す: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
- タスクを分類する: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
- 1週間続ける: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
- まとめをブログに書く（本記事！）: 私事 > 実施予定（日時指定済み）
サンスクリットの勉強: 学習 > いつかしたい
月1プロジェクト: 仕事 > 連絡待ち（繰返し、日時指定済み）

ちなみに、本節完了時点で、「GTDの実施」タスクのサブタスク上位3つは終わっていることになります。

タスク確認タスクを完了する

以上で、TodoistでのGTD実施準備は完了です。
タスクを確認したので、「タスク確認（土曜日は週次レビュー）」をチェックしましょう。

はい、今日はゴールできました！
後は、したいと思っているタスクを順次こなしていけばよいでしょう。

GTDを実施するにあたってのTips

Todoistで（あるいはそれに限らず）GTDを実践する際に、僕が心がけているTipsを記します。

タスクの記録について

「タスクの記録」とは、脳で考えていること（記憶）を文字に起こすこと（記録）です。
記憶は瞬時に消えやすく、思い出すために体力を使うものであるため、できるだけスグに記録することが大切です。
そのため、できるだけ手間のかからない、簡単に記録できることが望ましいです。

簡単な方法として、記録方法とタスク管理ツールを別にする、という方法があります。

タスク管理ツールは管理するものであるため、なるべく自動で管理しやすいツール（使いこなせるのであれば多機能でも良い）が望ましいです。
僕は、これをTodoistと捉えました。

一方の記録方法ですが、とにかく瞬時に記録できることが望ましいため、人によってはアナログなノートなどもありだと思います。
お風呂場など、今までは記録が難しい場所でも、文明の利器を使うことで、AlexaやGoogleアシスタントなどに記録できます、素晴らしいですね。
僕は現在、お風呂場については一旦無視しています（本当はもったいない）が、それ以外ではiOSアプリのDraftPadというアプリで記録しています。
とにかく起動が早いため、思ったことを瞬時に記録できます、オススメですよ。

‎「DraftPad」をApp Storeで

タスクの追加方法

前述したとおり、タスクを追加する際には、以下のことを実施します。

タスクの記録
タスクのプロジェクト分類
タスクの状態分類
サブタスクでのタスク分割

特に、「実施予定／実施中／完了」に分類するタスクについては、サブタスクでのタスク分割を推奨します。
タスク分割しておくことで、ある程度の見積りが取れますし、それによっていつ実施すべきかも決まりやすいからです。

また、Todoistでは、サブタスクにも日時指定ができます。
タスク自体が数日かかる場合などに便利ですので、ぜひ使ってみてください。

おわりに

この記事が公開されたことで、僕の「GTDの実施」タスクは完了です。

GTD、思ったより良い感じです。
このまま続けてみるので、皆さんも挑戦してみてはいかがでしょうか？

それでは、よいお年を。

「Todoist」の記事 - Crieit